L'accueil téléphonique est une fonction essentielle dans une société. De quoi s'agit-il exactement ? Pourquoi et comment laisser une bonne première impression à vos clients et prospects ? Trouvez des réponses en continuant votre lecture.
L'accueil téléphonique, le premier contact d'une entreprise avec l'extérieur
L'accueil physique et celui téléphonique sont ce qui permet à une entreprise d'établir un premier contact avec l'extérieur, en l'occurrence les clients et potentiels clients. La particularité de l'accueil téléphonique réside dans le fait que l'on n'a pas son interlocuteur en face. Il s'apparente à une sorte de rendez-vous téléphonique qui repose pour l'essentiel sur une bonne communication. Si certaines sociétés ont un personnel dédié à cette fonction, pour une majorité elles préfèrent l'option du standard externalisé.
En effet, l'accueil au téléphone n'implique pas forcément d'employer une personne qui sera affectée à ce poste. Ce pan de votre entreprise peut être confié à un prestataire externe. De la sorte vous pourrez vous concentrer sur d'autres points importants en ayant l'assurance que vos clients et prospects recevront un accueil de qualité, chose primordiale dans la mesure où c'est ce sur quoi ils se baseront pour se faire une première impression sur votre entreprise et sa capacité à lui apporter satisfaction.
L'importance de l'accueil téléphonique dans la relation client
De la qualité de votre accueil téléphonique dépend l'image que vos interlocuteurs auront de votre entreprise. Un malentendu, une mauvaise tournure de phrase, un vocabulaire inadéquat, et vos clients ou prospects pourront se tourner vers la concurrence si cette dernière les mets en confiance. Par contre, lorsque le rendez-vous téléphonique est soigné et se déroule bien les interlocuteurs ont une bonne première impression et sont rassurés quant au professionnalisme de votre entité.
Avoir un bon accueil téléphonique est de ce fait essentiel pour convaincre et rassurer prospects et clients. Il permet d'attirer les premiers et de fidéliser les seconds. Vous trouverez d'autres moyens pour atteindre ces objectifs cruciaux au succès de votre activité sur Mondandy. Il est en conséquence important d'instaurer dès la première seconde un climat de confiance propice aux échanges afin de cerner effectivement les préoccupations de l'appelant et de répondre au mieux à ses attentes.
Les règles d'or d'un bon accueil téléphonique
Pour nouer une relation client pérenne votre accueil téléphonique doit être irréprochable. Pour cela de plus en plus de sociétés font appel à un standard externalisé. C'est l'assurance que les points clés qui suivent seront respectés et soignés :
- La présence et la disponibilité : vous devez toujours être disponible pendant les amplitudes horaires annoncées à vos clients et prospects pour vous joindre. C'est un gage de crédibilité ;
- Une présentation adéquate : l'appel décroché idéalement avant la quatrième sonnerie, un simple « Allô » ne suffit pas. L'identité de l'opérateur et le nom de l'entreprise doivent être communiqué ;
- Le sourire : bien qu'il ne se voit pas lors d'un échange téléphonique, le sourire s'entend et permet d'instaurer rapidement un lien de confiance. Il est de ce fait aussi important de sourire au téléphone que dans le cadre d'un accueil physique ;
- L'écoute et l'efficacité : écouter, renseigner et conseiller sont les maîtres mots d'un bon accueil au téléphone. Vos clients et prospects doivent se sentir compris et importants aux yeux de l'entreprise. Il faut donc savoir faire preuve de suffisamment d'empathie et utiliser un vocabulaire simple mais adéquat.Cliquez ici pour aller plus loin sur le sujet.
L'accueil téléphonique étant le premier contact établi entre une société et un client ou prospect, il est important de le réussir. Débuter sur cette note positive permettra de donner une bonne image de votre entreprise et consolidera la relation client.